Le difficoltà per l’espletamento dell’attività di vigilanza del collegio sindacale: il rispetto dei protocolli di emergenza ai tempi di COVID 19

Pubblicato il: 05/04/2020 – 11:11

L’art 2403 del codice civile dispone: “Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguat…

 

L’art 2403 del codice civile dispone: “Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento.”

In situazioni di normale svolgimento delle attività aziendali, il collegio sindacale, anche tramite la partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo, ove esistente, ovvero sulla base delle informazioni assunte o ricevute dall’organo amministrativo e dal revisore legale o dalla società di revisione legale, vigila che gli amministratori osservino l’obbligo di diligenza nell’espletamento del loro mandato.

La vigilanza sul comportamento diligente degli amministratori non consiste in un controllo di merito sull’opportunità e sulla convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, bensì riguarda esclusivamente gli aspetti di legittimità sostanziale delle scelte stesse e la verifica della correttezza del procedimento decisionale degli amministratori.

A tal fine il collegio sindacale, sulla base delle informazioni ricevute, vigila che gli amministratori abbiano, in fase di assunzione di delibere consiliari, acquisito le opportune informazioni e posto in essere le cautele e verifiche preventive normalmente richieste per una determinata scelta, operata in specifiche circostanze e con precise modalità.

È altresì auspicabile che il collegio sindacale richieda all’organo amministrativo un’informativa particolarmente approfondita in situazioni in cui si evidenzino rischi per la continuità aziendale.

Il collegio sindacale, inoltre, deve senz’altro procedere alle verifiche e agli adempimenti in vista anche del parere in relazione al bilancio.

In aggiunta, il collegio sindacale nella sua attività di vigilanza sul bilancio d’esercizio vigila sull’osservanza, da parte degli amministratori, delle disposizioni di legge e di statuto sul procedimento di formazione, controllo, approvazione e pubblicazione del bilancio di esercizio.

La maggior parte delle società italiane, sono state travolte dall’emergenza sanitaria rappresentata dalla incontrollata proliferazione del Covid 19. L’opportuna scelta di rinviare a 180 giorni l’approvazione dei Bilanci, consentirà, una maggiore possibilità di eseguire, personalmente, verifiche da parte degli organi di controllo e di avere una visione più completa e solide informazioni circa l’evoluzione prevedibile dell’attività aziendale.

Il collegio sindacale che ha anche funzioni di revisione, non potendo tenere riunioni fisiche vista l’emergenza sanitaria, è consigliabile che abbia a disposizione documenti circa la scelta della società, di usufruire del rinvio per l’approvazione del Bilancio, ad esempio tramite una semplice comunicazione via PEC dell’organo amministrativo, così da avere a supporto elementi probativi con certezza di invio e ricezione.

In via generale, la funzione del collegio sindacale permane nel far rispettare le leggi. In via puntuale invece, in questo particolare momento storico, la funzione del collegio sindacale, si identifica con la tempestiva attivazione affinché si possa verificare il rispetto della disciplina dei Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri che si sono succeduti.

In relazione alla tipologia di società, un primo controllo è rappresentato ad esempio, se essa rientri in una delle attività essenziali indicate dal Governo, attualmente rimaste in normale funzione per esigenza comune. Se così fosse allora il collegio sindacale deve ricevere dall’organo amministrativo la documentazione necessaria a dimostrazione che l’attività interessata sia coerente con l’entrata in vigore degli appositi decreti.

Al contrario, se così non fosse, il collegio sindacale è evidente che deve ricevere dall’organo amministrativo la comunicazione dell’avvenuta chiusura dei punti vendita, non ritenuti per l’appunto essenziali.

In sintesi il collegio sindacale deve ricevere dall’organo amministrativo la documentazione opportuna, ad esempio iniziando con la verifica dal codice Ateco, al fine di accertare l’attento rispetto dei decreti vigenti da parte della società interessate.

È fondamentale invece che per tutte quelle società in normale svolgimento, il collegio sindacale richieda l’adozione del “Protocollo condiviso di regolamentazione per il contenimento della diffusione del Covid-19” dell’11 marzo 2020 e verificarne l’effettiva messa in atto.

Suddetto protocollo disciplina, in maniera rigida, le modalità di ingresso in azienda, le modalità di accesso dei fornitori esterni, la pulizia e la sanificazione, le precauzioni igieniche, i dispositivi di protezione individuale e la gestione delle aree comuni, l’organizzazione di turnazione e trasferte, delle riunioni e delle modalità di entrata ed uscita.

La prosecuzione delle attività produttive può infatti avvenire solo in presenza di condizioni che assicurino alle persone che lavorano adeguati livelli di protezione. È obiettivo prioritario coniugare la prosecuzione delle attività produttive con la garanzia di condizioni di salubrità e sicurezza degli ambienti di lavoro e delle modalità lavorative. Nell’ambito di tale obiettivo, si può prevedere anche la riduzione o la sospensione temporanea delle attività.

Una verifica che si deve senz’altro attuare è ad esempio, il controllo dell’effettivo invio, tramite PEC al personale aziendale, delle regole contenute nel suddetto protocollo (ad esempio in relazione alla misurazione della temperatura corporea, oppure alla corretta modalità di come indossare e togliere guanti e mascherina.)

La raccolta di ogni tipo di documento da parte del collegio sindacale mai come in questo periodo è fondamentale in quanto prova a sostituirsi, anche se in parte, al non poter eseguire di persona verifiche fisiche, ispezioni e attività di monitoraggio del rispetto della disciplina dei dpcm e del Protocollo.

Suddetti controlli e verifiche approfondite, vista la situazione straordinaria, si dovranno basare su un esame documentale, attento e puntuale, fondando ogni informazione sulla correttezza, completezza e conformità alla legge delle procedure adottate e dei comportamenti tenuti.

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Pubblicato il: 2020-04-05 05:08:22

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